Engagy Comms

Postaw na jakość i wydajność komunikacji w organizacji

Engagy Comms to rozwiązanie wspierające procesy komunikacji wewnętrznej. Jest zbudowane z wykorzystaniem elementów platformy Microsoft 365, rozszerzając ją funkcjonalnie w miejscach, gdzie niesie to najwięcej korzyści. Engagy Comms dostępny jest w wersji Jumpstart.

Producent: IT-Dev sp. z o.o.

Sprzedawca: IT-Dev sp. z o.o.

0,00 zł

Opis
Funkcjonalności
Korzyści
Integracja z narzędziami Microsoft
FAQ

Opis

Engagy Comms to wewnętrzne miejsce w organizacji do przekazywania ważnych informacji. Służy wspieraniu komunikacji pionowej i poziomej.

Zgodnie z założeniami komunikacji pionowej informacja dociera poprzez różne szczeble zarządzania aż do pojedynczych pracowników. Przy użyciu Engagy Comms organizacja może wysyłać komunikaty do pracowników, a pracownicy mogą udzielać feedbacku. Komunikacja pozioma określa wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami firmy. Dzięki Engagy Comms pracownicy mogą rozmawiać w społecznościach i w grupach zadaniowych.

W komunikacji pionowej, od organizacji do pracowników, występować mogą komunikaty:

kadrowe, takie jak: zatrudnienie nowego pracownika, kwestionariusze osobowe, nowe przepisy w kodeksie pracy,
organizacyjne, takie jak: wizja, misja, cele organizacji
dla pracownika, takie jak: informacje dotyczące benefitów pracowniczych, rozliczania urlopów, czy onboardingu,
społecznościowe, takie jak: ogłoszenia pracownicze, drużyny sportowe w organizacji, integracja
związane z publikacją w portalu, takie jak: instrukcja korzystania z portalu, kadra redagująca portal

W komunikacji pionowej, od pracowników do organizacji, pracownicy mają możliwość:

publikacji komentarzy
wystawiania ocen pod artykułami
zgłaszanie nieaktualnych treści

W komunikacji poziomej, pracownicy mają możliwość prowadzenia dyskusji:

w społecznościach pracowniczych
na kanałach Teams

Funkcjonalności

CMS i publikacja treści

Platforma SharePoint Online, która stanowi bazę do Intranetowej części portalu komunikacyjnego, ma wbudowany zaawansowany system zarządzania treścią (CMS, z ang. Content Management System). Pozwala on na edytowanie stron i artykułów w sposób graficzny, poprzez umieszczanie na stronach składników nazywanych składnikami Web Part. Poniżej opisano najczęściej wykorzystywane podczas budowania stron składniki.

Promowanie treści

Funkcjonalność promowania polega na wyświetleniu na stronie głównej specjalnego komponentu / bannera, który wyświetla wskazane przez redaktorów wiadomości przez określony czas. Czas ten określa się przez wprowadzenie do metadanych aktualności czasu promowania – daty wygaśnięcia.

Monitorowanie użycia

W zakresie monitorowania użycia i aktywności usługi możliwe jest wyświetlenie statystyk i raportów za pomocą: wbudowanego w Microsoft 365 zestawu funkcjonalności, zewnętrznego narzędzia Google Analytics i zewnętrznego narzędzia Microsoft Clarity.

Heatmapy odwiedzin

Funkcjonalność wizualizująca najczęściej wyświetlane i klikane obszary rozwiązania, dzięki której można dopasować zawartość stron lub całych obszarów pod kątem użyteczności rozwiązania. Mechanizm zakłada użycie narzędzia Microsoft Clarity. Więcej informacji o mapach termicznych można znaleźć tutaj. Konfiguracja narzędzia odbywa się analogicznie, jak w przypadku monitorowania użycia usług (z narzędziem MS Clarity).

Kierowanie treści

Mechanizm kierowania treści umożliwia prezentowanie elementów struktury rozwiązania, konkretnym grupom odbiorców, np. tylko dla Zarządu lub obszaru wewnętrznego zespołu. Wyświetlanie treści dla pracowników może być uzależnione od ich funkcji w firmie (np. managerowie i kierownicy) lub lokalizacji, w której się znajdują (np. regionu czy miasta – w zależności od organizacji).

Aktualności organizacyjne

W ramach IT-Dev Communication Portal można tworzyć kategorie aktualności. Kategoria może być dostępna za pośrednictwem nawigacji globalnej. Domyślnie instalowane są następujące kategorie: aktualności firmowe, aktualności kadrowe oraz wiadomości z branży.

Obszary tematyczne

Obszary tematyczne pozwalają na umieszczanie treści, artykułów i dokumentów, które dotyczą tego samego zagadnienia, np. spraw organizacyjnych, kadrowych czy związanych ze wsparciem lub pomocą.

Wizytówki działów

Wizytówki działów to szablonowe strony tworzone zwyczajowo w organizacyjnym obszarze tematycznym. Wizytówka działu (jednostki organizacyjnej) jest publiczna, widoczna dla każdego w organizacji. Domyślnie szablon wizytówki zawiera następujące informacje:nagłówek z nazwą jednostki, pracownicy jednostki,inne informacje o jednostce i łącze do prywatnej części obszaru działowego

Książka teleadresowa

Komponent IT-Dev wyświetlający listę pracowników na podstawie profili w Azure Active Directory. Domyślnie prezentowane są następujące atrybuty: zdjęcie użytkownika, imię, nazwisko, telefon służbowy, e-mail, departament (jednostka organizacyjna).

Diagram organizacyjny

Komponent IT-Dev prezentujący diagram organizacyjny w sposób graficzny, wizualizujący zależności między poszczególnymi jednostkami przedsiębiorstwa. Pojedyncza jednostka domyślnie zawiera następujące informacje: nazwa jednostki, kierownik (manager) jednostki, pracownicy jednostki.

Zgłaszanie nieaktualnych treści

Komponent IT-Dev pozwalający użytkownikom informować administratorów merytorycznych o zauważonych błędach lub nieaktualnych danych w systemie. Uwagi zbierane są na niestandardowej liście SharePoint. Możliwość przesłania zgłoszenia dostępna jest dla każdego użytkownika na każdej stronie rozwiązania.

Powiadomienia MS Teams

Mechanizm wysyłania powiadomienia o nowych aktualnościach, ważnych informacjach do użytkowników portalu komunikacyjnego. Aktualności wysyłane są przez BOTa i skutkują powiadomieniem push (notyfikacją w postaci małego okna z treścią) usługi Microsoft Teams.

Branding

Engagy Comms pozwala na ponadstandardowe obrandowienie rozwiązania. W ramach usług wdrożeniowych przygotowana może zostać dedykowana szata graficzna rozwiązania, spójna z Księgą Identyfikacji Wizualnej / Brand bookiem Zamawiającego. Wachlarz dostępnych możliwości jest rozszerzony w stosunku do standardu oferowanego przez platformę SharePoint Online.

Korzyści

usprawnienie działania procesów komunikacyjnych:

zmniejszenie czasu wymaganego na odnalezienie poszukiwanych informacji, czyli oszczędność około 1 h miesięcznie na pracownika
zmniejszenie ryzyka wycieku danych, dzięki zapewnieniu bezpieczeństwa dokumentów
zmniejszenie ryzyka incydentów niezwiązanych z wyciekiem danych, dzięki łatwemu dostępowi do procedur firmowych
budowanie kultury organizacyjnej

zwiększenie poziomu zaangażowania pracowników:

zapewnienie realnego wpływu pracowników na organizację
zwiększenie zintegrowania pracowników

zwiększenie poziomu efektywności pracy pracowników:

zwiększenie zaangażowania pracowników,
łatwiejsza współpraca przy użyciu witryn zespołów i bibliotek dokumentów, czyli oszczędność nawet do kilkudziesięciu godzin miesięcznie na pracownika
ujednolicenie kultury wewnętrznej
budowanie kultury współdzielenia

usprawnienie procesu adaptacji nowego pracownika:

zapewnienie intuicyjnej przestrzeni zawierającej informacje dotyczące onboardingu
łatwy dostęp do struktury organizacyjnej
możliwość korzystania z książki adresowej,
dostęp do wizytówki działu pracownika

zwiększenie zwrotu z inwestycji :

wykorzystanie technologii chmurowych

zwiększenie poziomu innowacyjności:

doskonalenie organizacji
stworzenie cyfrowego miejsca pracy
zwiększenie potencjału konkurencyjności firmy
wykorzystanie technologii chmurowych

wzmocnienie rozpoznawalności marki:

zwiększenie identyfikacji pracownika z organizacją
budowanie pozytywnego wizerunku firmy wśród pracowników
zapewnienie solidności i rzetelności marki

Integracja z narzędziami Microsoft

FAQ

Ile kosztuje Engagy Comms?	Aby poznać cenę Engagy Comms skontaktuj się z nami.
Skąd pobierana jest struktura organizacji i czy można ją modyfikować?	Źródłem danych do wyświetlenia użytkowników w diagramie struktury organizacyjnej jest Graph API, który pobiera dane użytkowników z Azure Active Directory (AAD).
Jak dodawać posty w Engagy Comms?	Redaktorzy portalu mają możliwość tworzenia aktualności promowanych (wyświetlanych na stronie głównej portalu), aktualności per kategoria (np. z branży, organizacyjne, kadrowe lub inne), jak również w ramach jednostki organizacyjnej (działu). Wiadomości należy tworzyć w obszarze, którego dotyczą. To za pomocą dedykowanych Web Partów możliwe jest wyświetlenie aktualności w konkretnych obszarach, np. na stronie głównej lub na stronie podsumowującej wydarzenia z danej kategorii. Sposób dodawania aktualności w Engagy Comms będzie opisany w materiałach szkoleniowych dla użytkowników. Informację o tym, jak tworzyć aktualności w SharePoint, możesz znaleźć na stronie artykułu Microsoft - tutaj.
Czy osoby spoza organizacji mogą mieć dostęp do Engagy Comms?	Ustawienia udostępniania dostępne dla witryny zależą od ustawień na poziomie organizacji. Ustawienia te można konfigurować. Więcej informacji można znaleźć tutaj. Ze względów bezpieczeństwa zalecamy nieudostępnianie zasobów portalu osobom spoza organizacji.